Im Kosten- und Finanzierungsplan listest Du alle geplanten Kosten auf sowie die Quellen der Finanzierung. Die Summe der Kosten muss dabei identisch mit der Summe der Finanzierung sein. Ein Kosten- und Finanzierungsplan (kurz oft „KFP“ genannt) ist ein Plan mit Budgets. Das heißt, dass die realen Kosten davon abweichen dürfen. Auch können innerhalb abgrenzbarer Budgets mehrere unterschiedliche Rechnungen eingeordnet werden. Förderer machen oft Vorgaben, ab welcher Höhe der Änderung Du ihnen schon während des Projektverlaufs darüber berichten und die Abweichung genehmigen lassen musst. Dabei geht es zum einen um Änderungen in einem oder mehreren Budgets, zum anderen um Änderungen der Gesamtkosten. Die Änderungen der Gesamtkosten hat meist auch Auswirkung auf die Höhe von Förderungen. Siehe hierzu Förderarten.

Es gibt verschiedene Arten von Projektförderungen:

• Bei einer Anteilsfinanzierung finanziert ein Förderer einen festgelegten prozentualen Anteil an den Gesamtkosten entsprechen des KFP. Sinken die Gesamtkosten Deines Projektes gegenüber dem Plan, dann änderst sich zwar die Summe der Förderung, aber nicht der prozentuale Anteil an der Gesamtfinanzierung.
• Bei einer Festbetragsfinanzierung wird ein fixer Betrag zur Finanzierung beigesteuert, ganz unabhängig davon, ob die endgültigen Kosten Deines Projektes höher oder niedriger sind.
• Bei einer Fehlbetragsfinanzierung wird nur der Betrag erstattet, der von den endgültigen Gesamtkosten übrig bleibt, wenn die Drittmittel und der Eigenanteil abgezogen worden sind. Hier ist es also eher nachteilig für Dich, wenn Dein Projekt am Ende „günstiger“ ist als geplant. Denn in diesem Fall sinkt der Förderbeitrag. 

Die wenigsten Fördermittelgeber übernehmen die vollständigen Kosten eines Projekts (= Vollfinanzierung). Bis zu welcher Höhe sie die Kosten übernehmen, wird meistens in Prozent angegeben und dieser Wert als Förderquote bezeichnet. Förderquoten im Kulturbereich liegen durchschnittlich bei 50 % bis 80 %. Förderquoten darfst Du in Deinem KFP unterschreiten, überschreiten jedoch nicht.

Eigenanteile sind die Mittel, die Du unabhängig von externen Fördermitteln in ein Projekt einbringst. Meistens wird das sogar ausdrücklich von einem Förderer und zusätzlich zu Drittmitteln verlangt. Eigenanteile können bar - zum Beispiel aus Eintrittseinnahmen oder Barbeständen von Vereinen - fließen oder unbar in Sachleistungen - zum Beispiel Leistungen des festen Personals - bestehen. Ob unbare Leistungen angerechnet werden, wird meistens ausdrücklich geregelt.

Beantragst Du bei einer Stelle Fördermittel für ein Projekt und gibt es dabei eine Förderquote von unter 100 %, dann benötigst Du weitere Finanzierungsquellen. Wenn Du so wenig wie möglich oder keine Eigenanteile einsetzen möchtest, kannst Du bei anderen Förderern weitere Mittel beantragen. Stellst Du mehrere Fördermittelanträge, gibt es oft solche für einen größeren Betrag und solche für kleinere Beträge. Die kleineren nennt man im Rahmen der Projektförderung Drittmittel. Bei Drittmitteln musst Du darauf achten, dass diese zu ähnlichen Bedingungen und für ähnliche Zeiträume wie die Hauptförderung vergeben werden. Ausschlusskriterium ist außerdem die Doppelförderung.

Ein Kriterium für die Kombination von Mitteln unterschiedlicher Fördermittelgeber für die Finanzierung eines Projektes ist das Verbot der Doppelförderung. Doppelförderungen sind gegeben, wenn die Mittel zweier Förderer ursprünglich aus derselben Quelle stammen. Sie entstehen meist bei Kombinationen von Förderungen aus einer hierarchischen Ebene, zum Beispiel aus unterschiedlichen Ministerien eines Landes oder verschiedenen Stellen einer Kommune. Unproblematisch hingegen ist die Verbindung von Förderungen unterschiedlicher Ebenen, zum Beispiel von Landes- mit Bundes- oder Bundes- mit EU-Förderungen. Informiere Dich hierzu im Vorhinein bei den jeweiligen Fördermittelgebern.  

Viele Fördermittelgeber machen die Gemeinnützigkeit Deines Trägers zur Bedingung für eine Mittelvergabe. Die Gemeinnützigkeit nachweisen kannst Du mit dem Freistellungsbescheid, den Dir Dein Finanzamt ausstellt und den Förderer von Dir verlangen werden, wenn Gemeinnützigkeit gefordert wird. Darin wird die Freistellung von der Körperschafts- und Gewerbesteuer bescheinigt.

Mehr zur Gemeinnützigkeit bei Deutsches Ehrenamt

Wenn Dein Träger gemeinnützig ist und über einen Freistellungsbescheid verfügt, sollte der Kosten- und Finanzierungsplan für einen Kulturförderantrag nur Bruttobeträge enthalten. Achte darauf, dass Du bei Angeboten von Firmen nicht vergisst, die Umsatzsteuer aufzuschlagen, denn manchmal erhälst Du hier Nettopreise! Anders hingegen verhält es sich bei den Regularien zur Vergabe.

Mit Steuergeldern angeschaffte Gegenstände sowie finanzierte Leistungen und Personalstellen unterliegen den allgemeinen Vergabevorschriften. Oftmals machen Fördermittelgeber auch gesonderte Vorgaben zur Beschaffung von Lieferungen, Leistungen und zur Gewinnung von Personal. Beachte dazu die vorliegenden Angaben und behalte die Schwellenwerte im Blick, bevor Du eine Anschaffung tätigst. Denn unterhalb und oberhalb dieser Schwellenwerte sind je andere Vergabevorgaben einzuhalten. Achtung: Auch wenn Du im Bereich der Gemeinnützigkeit und damit mit Bruttobeträgen agierst, beziehen sich diese Schwellenwerte immer auf Nettobeträge! 

Projekte haben einen Anfang und ein Ende. Fördermittelgeber erlauben nur die Abrechnung von Kosten, die innerhalb des im Förderbescheid festgesetzten Zeitraums angefallen sind. Hierzu zählt im Übrigen auch das Datum von Verträgen, zu denen später Rechnungen gestellt werden. Während das Enddatum der anrechenbaren Kosten meist nicht veränderbar ist, gibt es beim Anfang – dem so genannten Maßnahmebeginn – eine Besonderheit. Manche Förderer sehen es nämlich vor, dass Dein Projekt bzw. die Maßnahme bereits vor Erteilung des Bescheids – oft sogar zum Zeitpunkt der Antragsstellung – begonnen werden darf. Hierzu ist meistens eine gesonderte Antragsstellung nötig und man spricht dann von einem vorzeitigen Maßnahmebeginn.

Mit dem Verwendungsnachweis weist Du die Verwendung der Fördergelder nach. Der Verwendungsnachweis besteht aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis. Bei einem einfachen Verwendungsnachweis musst Du im zahlenmäßige Nachweis lediglich die Einnahmen und Ausgaben Deines Projektes auflisten. Manchmal wird allerdings gefordert, dass Du auch die Belege für entstandene Ausgaben einreichst. Das geschieht oft stichprobenartig und meist in Zusammenhang höherer Ausgaben, für die Du auch die Einhaltungen der Vergabevorschriften nachweisten musst.