Wie organisiere ich eine Veranstaltung?

Tipps und Tricks für deine nächste Feier

Die beliebteste Zeit zum Feiern ist in Uecker-Randow zwischen Mai und September. In den warmen Monaten können die Gemeinden große Veranstaltungen unter freiem Himmel, auf Dorfplätzen, Sportanlagen, Freilichtbühnen oder in Parks durchführen. Es gibt viele etablierte Veranstaltungen, die jedes Jahr am gleichen Wochenende stattfinden. Diese Termine sollten bei der Planung weiterer Veranstaltungen berücksichtigt werden, wenn ein ähnliches Publikum angesprochen wird.

Veranstaltungen unter freiem Himmel sind neben der Abhängigkeit vom Wetter häufig auch logistisch sehr herausfordernd, da selten auf vorhandene Infrastruktur zurückgegriffen werden kann. Plane daher ausreichend Zeit für die Planung und Organisation der Veranstaltung ein und informiere dich Rechtzeitig bei der Gemeinde oder dem Amt über die örtlichen Voraussetzungen und Auflagen.

In dieser Liste findest du die wichtigsten Punkte, die du bei der Planung und Organisation berücksichtigen solltest. Hast du weitere Fragen, melde dich gerne bei Maria Elsner.

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Sprich deinen Termin frühzeitig mit der Gemeindevertretung und allen anderen Personen und Gruppen, die Veranstaltungen in deiner Umgebung organisieren, ab und kommuniziere ihn öffentlich. Prüfe zuvor, ob Großveranstaltungen in der Region in dem geplanten Zeitraum stattfinden

  • Tipp: Häufig sind das nicht nur Vereine, sondern auch Privatpersonen, Kirche oder Betriebe. Liegen die Termine sehr nah beieinander, kann es u.U. Sinn machen, die Veranstaltungen zusammen zu legen. In unserer Schatzkarte, siehst du, wer in deiner Region aktiv ist.

Binde möglichst viele Menschen aus dem Ort ein und suche dir frühzeitig sich Partner*innen und Unterstützer*innen, die dir bei der Finanzierung, Organisation und Durchführung helfen. Dafür kann z.B. ein Aufruf im Amtsblatt oder eine offene Einladung zum Organisationstreffen sinnvoll sein.

  • Tipp: Suche dir ein spezifisches Thema oder Motto für dein Fest, falls es durch den Anlass für das Fest nicht vorgegeben ist. Menschen engagieren sich eher, wenn sie einen Bezug zum Thema haben. Je allgemeiner das Thema oder der Anlass, z.B. Sommerfest, Bauernmarkt desto weniger Interesse weckt es.

Stelle sicher, dass du ausreichend finanzielle Mittel zur Verfügung hast und deine Ausgaben durch deine Einnahmen gedeckt werden. Einnahmequellen sind Eintrittsgelder/Ticketverkäufe, Spenden, Sponsoring, Fördermittel. Größere Kosten fallen standartmäßig u.a. für Technik, WC-Miete, Künstler*innen (DJ, Band, Clown…), Personal (Auf- und Abbau, Sicherheitsdienste), Strom- und Wasserkosten, Miete für Ausstattung (Bestuhlung, Bühne, …) Versicherung und GEMA an.

Tipp: Hier erfährst du, woher du Geld für deine Veranstaltung bekommst.

Prüfe die Ausstattung  und die Gegenheiten des Veranstaltungsortes: Gibt es ausreichend Toiletten? Wo sind die Wasser- und Stromanschlüsse? Ist das Gelände abgezäunt? Wie viele Ein- und Ausgänge gibt es? Wo sind Parkmöglichkeiten?, Gibt es Aufenthaltsräume für Künstler*innen und das Organisationsteam?

Die Antworten auf die Fragen geben vor, was du für die Sicherheit, Logistik und  Technik zu beachten hast.

  • Tipp: Merkblatt zur Durchführung von öffentlichen Veranstaltung bei der Zuständigen Ordnungsbehörde anfragen. Achtung! Für Umzüge, Festzelte und sogenannte „fliegende Bauten“ gibt es besondere Auflagen.

Kümmere dich rechtzeitig um die Anfrage von Dienstleistenden, Künstler*innen sowie Imbiss- und Getränkeanbieter*innen und mache deine Veranstaltung offiziell, indem du sie beim Ordnungsamt anmeldest. Details kannst du später nachreichen.

  • Tipp: Bei Veranstaltungen ab 250-300 Personen sollten mindestens 2 Anbieter vor Ort sein. Stimme mit den Anbietern ab, was sie jeweils anbieten und welche Preise sie nehmen. In Uecker-Randow gibt es viele Anbieter, die nebenberuflich oder im Rahmen ihrer Vereinstätigkeit als tätig sind. Du findest sie selten im Internet. Es lohnt sich, bei anderen Veranstaltern und Festen nachzufragen.

Mit deinem Programm steht und fällt der Erfolg deiner Veranstaltung. Nimm dir ausreichend Zeit, um Künstler*innen anzufragen und frage auch außerhalb deiner Region an. Wenn du dich für eine*n Künstler*in entschieden hast, halte das Besprochene schriftlich in einem Vertrag fest. Neben Honorar und Leistungsbeschreibung können die Auftrittsdauer, Übernahme von Fahrkosten, Bereitstellung von Equipment und Werbematerialien o.Ä. festgehlaten werden.

  • Tipp: Erkläre den Künstler*innen genau in welchem Rahmen und zu welchem Anlass deine Veranstaltung stattfindet, damit sie ihr Programm auf deine Veranstaltung zuschneiden können.

Kläre rechtzeitig die Verantwortlichkeiten innerhalb des Organisationsteams ab. Gib Verantwortung in Teilbereichen ab und kümmere dich um die Koordinierung des Teams und den reibungslosen Ablauf am Veranstaltungstag. So kannst du bei unvorhergesehenen Schwierigkeiten schnell reagieren.

Stelle dir diese Fragen: Wer hat den Überblick über das Gelände und weist Techniker und Caterer ein? Wer kümmert sich im Ordnung und Sicherheit? Wer sind die Ansprechpartner*innen für Notfälle? Wer betreut die Künstler*innen? Wer ist zuständig für die Öffentlichkeitsarbeit?

  • Tipp: Nutze Checkliste und erstelle einen detailierten Ablaufplan mit Kontaktliste aller Dienstleister und Helfer*innen.